Üretkenliğinizi Öldüren Beş Zihinsel Yanılgı*

Siz de zaman zaman bir mesai gününün sonunda ne kadar az şey yaptığınızı düşünüp üzülüyorsanız korkmayın, yalnız değilsiniz. Araştırmalar çalışanların yalnızca yüzde 26’sının gün içinde yapmayı planladıkları işleri bitirerek ofisten ayrıldığını gösteriyor. Tüm gün çalışmış ama önemli hiçbir şey yapmamış gibi hissetmek çalışanlar arasında çok yaygın. Çoğu insan kendisini koyduğu hedefleri gerçekleştirecek ve kritik sorunları çözecek kadar düzenli ve verimli hissetmiyor. Bunun üstesinden gelmek için, ilk olarak odaklanmaya ve işleri gerçek anlamda bitirmeye engel olan zihinsel yanılgıların farkında olmak gerekiyor. İşte en yaygın beş zihinsel yanılgı:   

1. Gün içinde tam anlamıyla odaklandığımız sürenin daha fazla olduğunu sanıyoruz.   

Uzun vadeli yaratıcı projeler, stratejik düşünme, beceri ve ilişki geliştirme gibi işler uzun süreli konsantrasyon gerektirir. Bu tür işler için bir tam gün ya da en azından birkaç saat ayırmamız gerektiğini düşünür ve bu yargımıza göre önceliklerimizi planlarız. Ancak, toplantılar, e-postalar, telefonlar ve “kısaca bir şey soracağım” diyen iş arkadaşları ofisteki zamanımızın büyük çoğunluğunu alıyor. Zaman yönetimi uygulaması RescueTime’ın verilerine göre bir gün içerisinde yalnızca 1 saat 12 dakika kesintisiz çalışabiliyoruz.

Tam anlamıyla odaklanmanızı gerektiren işler için ne kadar sınırlı zamanınız olduğunun farkında olursanız, asıl önceliğinizi daha katı bir şekilde belirleyebilir ve belli süreler için konsantrasyonunuzu sürdürebilirsiniz. Örneğin, 60-90 dakikanız varsa, büyük resme yönelik hedeflerinize odaklanın. Karmaşık ve önemli projelerin yoğun odaklanma ve yaratıcılık gerektirmeyen rutin kısımlarının da olduğunu unutmayın. Bu rutin kısımlarda yapılacakları belirleyerek bunları toplantılarınız arasındaki 15 dakika boşluğunuza ya da bölüneceğinizi düşündüğünüz daha uzun süreli serbest zamanlara yerleştirin.

2. Çok sıkıcı ya da basit bulduğumuz, ancak başarısı kanıtlanmış, sürdürülebilir yöntemleri göz ardı ediyoruz.

Kişisel gelişim alanına meraklıysanız, bilişsel davranışçı psikolojinin temel kavramlarına aşinasınızdır. Örneğin, “uygulama hedeflerinizi” belirlerseniz daha kolay takip edebilirsiniz. Buna neyi, ne zaman yapacağınızı, karşılaştığınız engelleri nasıl aşacağınızı planlamak da dâhildir.

Benzer şekilde, her bir önemli projeniz için, bir sonraki adımı ve işi tamamlamanız için gereken her şeyi belirleyin. Diyelim ki önemli bir konuşma için prova kaydı yapmak istiyorsunuz. O halde, kullanmayı düşündüğünüz alanı hazırlayın, bir dakikalık bir test kaydı yapın ve kaydettiğiniz cihazda yeterli boş alan olduğundan emin olun. Bu tarz tipik sorunları en başında çözerseniz, bunların odaklandığınız zamandan çalmasının önüne geçmiş olursunuz. 

Farklı biri olduğunuzu ve basit çözümlerin size uymadığını düşünüyor olabilirsiniz, ancak bu bir tuzak. Sıkıcı ve kolay bulduğunuz ancak işe yaradığı kanıtlanmış stratejileri tüm incelikleriyle uyguladığınızdan emin olun. Karmaşık yöntemleri aramaktansa basit olanları daha yaratıcı bir şekilde uygulamaya çalışın.

3. Değişimi “ya hep ya hiç” olarak algılıyoruz.

Çoğu zaman bir alışkanlığımızı değiştirmenin üretkenliğimizi artırmaya yardımcı olacağını hisseder ancak psikolojik olarak bu değişikliği yapmaya karşı direnç gösteririz. Örneğin, daha fazla uyumanın üretkenliğinizi artıracağına inanıyor ancak tam bir gece kuşu olduğunuz için erken yatmanızı tavsiye edenlere sinir oluyor olabilirsiniz. Direnç gösterdiğiniz değişiklikleri yapmaya diretmek yerine, çok büyük bir şey yapmadığınızı hissettiren değişiklikler bulmaya çalışın. Örneğin, evdeki ışıkların belli bir saatten sonra otomatik olarak loşlaşmasını sağlayarak, cihazlarınızda mavi ışık filtresi kullanarak ya da iş gününüzün son yarım saatini bir sonraki günü planlamaya ayırarak, uyku saatinizi kolayca 10-15 dakika daha erkene çekebilirsiniz. Psikolojik direncinizi tetiklemeyecek küçük kazanımlarla yola çıkın. Basit bir değişikliği başarılı bir şekilde hayata geçirdiğinizde, başka değişiklikler yapma isteğiniz de doğal olarak artacaktır.

4. Tekrarlayan ancak çok sık yapmadığımız işleri nasıl yaptığımızı unutuyoruz.

Bir işi her gün yapıyorsanız, muhtemelen onu bitirmenin en etkili ve kolay yolunu bulmuşsunuzdur. Ancak yılda bir-iki kez yaptığınız bir iş için, bu mümkün olmayabilir. Örneğin, yazıcınızın toner haznesini nasıl temizlemeniz gerektiğini bulmak için online kullanım kılavuzunu ararken 10 dakika harcayabilirsiniz. Ama bu adımları “Toner haznesini nasıl temizlerim?” konu başlığı altında e-postanıza kaydederek yazıcınızın model numarasını bulma ve onu Google’da arama aşamalarından geçmek zorunda kalmazsınız. Gelecekte tekrarlamanız gereken herhangi bir işi bitirdiğinizde, onu en kısa ve kolay şekilde nasıl yaptığınızı not edin ve kolayca arama yapabileceğiniz bir alana kaydedin. 

5. Kısa süreli zaman/enerji kayıplarının maliyetini hafife alıyoruz.

Önemli ama acil olmayan projelerinize ve/veya becerilerinizi geliştirmeye biraz bile vakit ayırmanız, hiç ayırmamanıza kıyasla çoğu kez nihai sonuç üzerinde büyük bir etki yaratmaya yeterlidir. Ancak, kısa süreli zaman ve enerji kayıplarının düşündüğümüzden daha büyük olumsuz etkileri olabilir. Anahtarlarınızı ararken ya da hemen dönmeniz gerekmeyen bir e-postaya cevap yazarken harcadığınız o on dakika doğası itibariyle önemsiz görülebilir. Ancak bunlar gibi birkaç olay ritminizi bozabilir, olumsuz bir kimlik algısını pekiştirebilir ve çoğu kez enerjinizi tüketebilir. Gereksiz kararları azaltmak, görevleri toparlamak ve basitleştirmek, harmanlamak, otomatize etmek, dışarıdan destek almak ya da kontrol listeleri kullanmak gibi kısa süreli zaman/enerji kayıplarına yönelik sistemler geliştirdiğinizde, zamandan tasarruf etmenin çok daha ötesine geçen bir zihinsel berraklığın kazanımlarından faydalanabilirsiniz.

(*) Alice Boyes’in Harvard Business Review’da yayınlanan “5 Mental Mistakes That Kill Your Productivity” başlıklı yazısından kısaltılarak çevrilmiştir. Yazının tamamı için: https://hbr.org/2019/11/5-mental-mistakes-that-kill-your-productivity?ab=hero-subleft-3